Zijn regelzucht en systeemdwang nog terug te dringen? Hoe de bureaucratie aanpakken. Ook in Hoogeveen? De regelgeving versterkt zichzelf, slaat door en werkt destructief. Wat is de verklaring v.d. voortgaande regelgeving? Hoe werkt de dynamiek van regeldruk en systeemdwang? Wat zijn de effecten Bureaucratie is gekenmerkt door voortgaande regelgeving en systeemdwang. Hoe de bureaucratie in organisaties aanpakken: zeven manieren. Voorbeelden, tips, valkuilen en succesfactoren.

Kenmerken

Bureaucratie is gekenmerkt door voortgaande regelgeving en systeemdwang. Mensen balen van de regeldruk en systeemzucht. Toch nemen de regels en protocollen alleen maar toe. Hoe kan dat? Hoe meer regels hoe groter de kans op missers en overtredingen. Dús de regels aanscherpen en verrijken met nieuwe regels om de leemtes te regelen. Een ijzeren logica! Zo verwordt regelgeving tot een zichzelf voedend monster en werkt ‘overheidsobesitas’ in de hand.

Effecten

Vooral de bureaucratie in de (jeugd-) zorg leidt tot wanhoop en tijdverspilling. De mensen worden gek van de ‘afvinklijstjes’. Maar ook andere sectoren lijden onder protocollen, kwaliteitscriteria en inspectie-regels. Erg in opkomst zijn regels voor evenementen om de veiligheid te waarborgen. Ook in het bedrijfsleven is er eenzelfde tendens.

Wetgeving wordt vertaald in interne regelgeving en controles. HR en Finance komen met systemen voor beoordelen, opleiden en ‘performance’. Stafdelingen zijn druk met het coördineren en bijhouden van alles en nog wat. De overhead neemt toe. De professionals in de uitvoering klagen steen en been.

Hoe bureaucratie terugdringen, op managementsite.nl vond ik 7 manieren. Deze heb ik een beetje omgebouwd. Maar hoe kunnen we (in Hoogeveen) de bureaucratie verminderen? Zeven manieren om de bureaucratisering aan te pakken:

1. Prik een gat in de paarse Krokodil

Ongetwijfeld kan de bureaucratie teruggedrongen worden door het realistische besef dat vervolmaking van het regelsysteem contraproductief uitwerkt. Perfectionisme is de motor van steeds meer regels die niet werken. De wirwar van regels moet vervangen worden door de nieuwe regel ‘Breek de regels’. Zo kwam Paul Verburgt, in zijn tijd als directeur bij ArboNed, met de regel ‘Iedere medewerker die te maken krijgt met een regel die hij niet nodig vindt, kaart dit aan bij de leiding.’ Dit werkte goed. Een berg aan regels verdween. De managers en staven die toch regels wilden opstellen, vertrokken. ArboNed functioneerde beter dan ooit!

2. Reduceer de overhead en beleids- en strategische centra

Bij gemeente hebben we best het nodige aan overhead, een echt hoofdkantoor hebben we echter niet bij een gemeente of het moet ‘het strategisch beleidscentrum’ zijn….Het gemeentehuis is ook een foute naam. Het moet het burgerhuis of inwonerhuis zijn. Of huis van de democratie en het burgerinitiatief. Het is een goede naam (gemeentehuis) als je er het huis voor de hele gemeente mee bedoelt en niet het huis waar de gemeente (-ambtenaar) werkt, vergadert, debatteert en beleid maakt….

Kortom bureaucratie wordt zeker minder als je meer staf of overheadfuncties hebt. Uitdijende stafafdelingen die een zelfbevestigende complexiteit creëren waarbij de klant of inwoner uit het oog wordt verloren. Een ongewenst gevolg van de introverte dynamiek die op staf- en hoofdkantoren kan ontstaan door een doorgeslagen focus op het middel ten opzichte van het doel. Situaties waarbij de ondersteunende expertises, zoals Beleid, strategie, juridische zaken, compliance, risicomanagement en HR, belangrijker zijn geworden dan het primaire proces. Centraal in de minder ‘hoofdkantoorbenadering’ staat daarbij het creëren van ‘poreuze grenzen’. Open organisatiegrenzen die ervoor zorgen dat positieve voorbeelden naar binnen worden gehaald en ongewenste aspecten worden afgestoten.

Lees daarom de volgende artikelen van de management site: Halveer het hoofdkantoorStop de dynamiek naar uitdijende staven en meer complexiteit! En Heeft iemand de overhead nog nodig? De overhead terug naar de lijnorganisatie. Met veel ICT en meer zelfsturing.

3. Maak eenvoud en transparantie leidend

Zeer aansprekende methode om bureaucratie terug te dringen. Keep it simple. Het is uitgewerkt in deze twee artikelen: Alles draait om de eenvoud. Reductie van complexiteit moet! En Oproep tot het gebruik van Gezond Verstand. Houd nou eindelijk eens op met ingewikkeld gedoe.

4. Van regels naar principes en missie

 Beperk de regels tot de essentie, vang de essentie in slechts enkele basisprincipes, uitgangspunten of kernwaarden. Het gaat om de achterliggende bedoeling van het werk. Zie: Van rule-based naar principle-based en Minder regels meer missie.

5. Bestuurlijke wijsheid en protest

Jammer genoeg moeten we constateren dat de debureaucratisering moeizaam gaat. Zo moeizaam dat een stevige ingreep onvermijdelijk lijkt. Regelgevers komen te veel weg met mokkende houding van regelontvangers. Er moet dus meer protest komen. En dat soort protesten moeten serieus genomen worden en vraagt dus een andere mentaliteit op werkvloer, bij beleidsmakers en bestuurders.

Uiteraard ligt hier een grote verantwoordelijkheid voor bestuurders. Zijn ze actief in het bestrijden van het geregel en de systeemdruk? Als bestuurders er niet voor openstaan hoeft dat nog niet te betekenen dat de professionals in de uitvoering er het bijltje bij neerleggen:

Een pleidooi voor professionele ongehoorzaamheid. Buiten de lijntjes kleuren.

6. Van Regels naar Verantwoordelijkheid

 Beseffen bestuurders dat cynisme en onverschilligheid door regeldwang versterkt worden. Weten ze van het belang van de menselijke maat en het stimuleren van zelfstandigheid en eigen verantwoordelijkheid? Soms is dit besef er overduidelijk en maken bestuurders ruim baan voor ‘De blauwe krokodil’. Dat past ook goed bij Hoogeveen. Ook daar mag ambtelijk men overstappen van het Sturen op Regels naar het Sturen op Verantwoordelijkheid.

Cultuurverandering vanuit de bedoeling. Casus: beweging creëren in een gemeentelijke organisatie.  Twee citaten uit deze casus “Als je merkt dat een regel in de uitvoering niet helpt, dan moet je er soms even omheen stappen.” en “In een open proces kleur je soms buiten de lijntjes. Als je begrijpt wat de burger beweegt, kun je sneller samen tot oplossingen komen.”

7. Anders organiseren

Complexiteit nodigt uit tot regeldruk. Eenvoud dwingt tot andere manieren van organiseren. Het betreft doorgaans vormen die ook veel meer ruimte bieden voor de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers. Nieuw: De agile ketengerichte organisatie. Andere manieren van organiseren verminderen de complexiteit.