Wij accountants zijn tijdschrijvers. Natuurlijk proberen we wel andere systemen, maar dan nog willen we weten waar we onze tijd aan besteed hebben. Echter tijd is vloeibaar. Elke dag, elk uur moeten we weer beslissen waar we onze tijd aan besteden. En als we niet opletten dan stroomt de tijd als water door onze vingers…

Ik schrijf dit blogje omdat jonge accountants nog wel eens vergeten dat tijd als water is. En dat tijd in ons vak ook verbonden is met een waarde. Opgeofferde waarde, een verkregen waarde maar ook een in rekening te brengen waarde. Maar ook omdat er meer is dan productiviteit. Creativiteit. Solidariteit. Kwaliteit. Er is veel teit en overal is er tijd voor. Als je het maar durft te zien.

Tijdschrijven

Tijdschrijven is een ouderwets begrip. Een bedrijf had zelfs iemand daarvoor in dienst.  Eenige administratieve kennis wordt vereischt. Iemand die in een fabriek de uren bijhield. Het schrijven van uren op doorslagvellen. Ik mocht het toen ik begon met werken in  1993 ook nog meemaken. Drie vellen doorslagpapier. Een voor jou. En twee om in te leveren. Ik had er ook een eigen stempel bij. J.H. Kreuze stond erop. Ik heb ‘m nog…Samen met de declaratieformulieren leverde je die iedere maand in bij de administratie. Later werd het iedere week…dan zal ik zondagavond mijn papieren bij te werken. Altijd iemand van het laatste moment geweest. Ik zie dat overigens als een positief iets. Schijnbaar had of heb ik tot dat het niet meer wachten kan betere, leukere en uitdagender dingen te doen dan tijdschrijver. Later bij Moret EY werd het digitaal. En toen ik in 2002 manager werd van de IAD van Univé verzekeringen was het eerste wat ik ging invoeren: tijdschrijven. Ik werd er niet populair mee, maar daarmee kreeg ik inzicht in waarom audits 6 of zelfs 10 weken moesten duren…één van de grote verschillen met het openbaar beroep.  Bij een IAD kon dat vaak morgen ook nog wel. Toen wij in 2004 begonnen met Afier Accountants + Adviseurs heb ik de urenbriefjes in excel ontworpen. Met leuke macro’s en fijne KPI’s. Marjan verwerkte die handmatig en daarmee kwamen ook onze eerste facturen tot stand. We begonnen op 2 januari 2005 ook met 7 klanten, dus dan is het mogelijk om dat nog in excel te doen….later werd het moeilijker en kwam ook hier een online systeem voor. Sinds enige jaren hebben wij Alure en dat bevalt qua uren ‘schrijven’  en vooral uren verwerken ook prima! Naast uren schrijven mag ik nu ook uren verwerken…wat een feest. En ja, het kan wel anders, maar we zoeken ook een eerlijk systeem.

Anno nu

Bij Afier kunnen we altijd en overal uren schrijven. Inmiddels heb ik de zondagavond ingeruild voor de maandagochtend. Uren geschreven, dan draai ik het onderhanden werk voor mijn klanten en bekijk waar er een factuur verzonden kan worden. Dat wil zeggen als er geen automatisiche facturen zijn. Bijvoorbeeld bij bepaalde hoogte van geschreven uren of bijvoorbeeld omdat we voor regulier werk gewoon 4 of 12 facturen sturen van vooraf afgesproken omvang. Dan hoef ik maar één keer per jaar eigen de uren af te rekenen. Dat geldt niet voor bewaken. Ook anno nu blijven we kijken naar de verhoudingen. Naar aantal gewerkte uren (ook naar niet te veel, te hard werkende collega’s bekijken we), niet te factureren uren of uren die niet in contract met klant zijn afgesproken. Moeilijkste zijn uren voor werkzaamheden die niet efficiënt of niet op tijd gemaakt konden worden. Herstarten van projecten kost ook zo maar 10% extra tijd. Wie mag je dat aanrekenen. Daarom vergelijken we accountantsprojecten ook vaak met een huis bouwen. Daarover zo meer. Maar urenschrijven kun je ook automatiseren. In de podcast uurtje-factuurtje nummer 5 werd dit besproken met Tom van Eijmeren. De naam van de podcast is al een statement en van Eijmeren spreekt ook nogal een stelling uit: zijn systeem kan zonder dat mensen zich bespioneerd voelen de productiviteit met 10% verhogen. Kijk of luister zelf maar eens:

https://www.clockassist.com

Spotify – Aflevering 5 – Urenregistratie en declarabiliteit – Uurtje Factuurtje | Podcast op Spotify

 

Als water [opgeofferde waarde]

De tijd is als water. Als we dus niet sturen is de tijd voorbij voordat we d’r erg in hebben. Dus moeten we er goed mee omgaan. Met vloeibare tijd doelen we op het niet kunnen opslaan van tijd, het niet over kunnen doen of het kunnen hergebruiken van tijd. Het loopt als het ware als water tussen je vingers door…..

Kunstenaars hebben hier ook zo hun gedachten over gehad. Salvador Dali is wel de meest bekende.

In Shanghai staat het kunstwerk: Nobility of time, gemaakt in 1977. De smeltende klokken van Dali is wereldberoemd en symboliseren de ongrijpbaarheid van tijd. Misschien iets om bij ieder tijdschrijvend bedrijf in de hal te zetten?

Tijd is ook een economische waarde. Omdat iedereen voor zeg 32 of 40 uur betaald krijgt, wordt verwacht dat er een economische prestatie tegenover staat. Veel organisaties en zeker accountants hebben daar een vrije hard verband tussen. Van de beschikbare 2080 uur besteden we wat aan vakantie, ziek zijn, opleidingen en wat interne zaken. We verlummelen wat, maar houden dan toch nog ergens zo’n 1.600 of 1.700 uur over te verkopen. Doen we dat tegen een gemiddeld tarief dan weet je wat je tijd bruto waard is. Doen we dan de persoonlijke kosten vanaf: loon, auto en vergeet niet je studiekosten/studietijd, dan weten we je bijdraagt aan de vaste lasten van het kantoor (van feestjes tot vergunningen), aan de kosten voor de staf / indirecte collega’s en niet te vergeten de 10-20% winst. Ook handig voor misschien een bonus, maar zeker voor doorinvestering in ‘jouw bedrijf’.

Hoeveel broden heeft dit gekost [in rekening te brengen waarde]

Tijd is dus een bepaalde waarde. Het is omzet en omzet ontstaat omdat wij voor onze prestaties iets bij onze opdrachtgever in rekening mogen brengen. Dat hebben we vooraf afgesproken. Maar zaken lopen niet altijd zoals verwacht. En iedereen heeft inwerk en opleidingstijd nodig. Dat is geen punt. Echter er wordt ook iets van een ‘leercurve’ verwacht en als je veel tijd investeert in facebook, koffiemachines of bijpraten met collega’s dan kun je dat niet bij de klant in rekening brengen. Iedereen die altijd precies 8 uur in rekening brengt op een werkdag bij een klant en klokslag van 830 tot 1700 werkt wil ik wel vragen een in  de spiegel te kijken. De waarde van tijd is namelijk voor jou misschien wel heel anders dan voor jouw opdrachtgever. Wij bedienen een prachtige bakkerszaak. Het is een samenstelklant, maar ooit was een medewerker met van alles bezig, maar niet met het samenstellen en analyseren van de cijfers van deze bakker. Uiteindelijk stond er zo’n € 3.500 op de urenkaart. Ik heb hem toen gevraagd of hij dat eens in volkorenbroden wilde uitdrukken. Ja, in de bruto marge van de broden van deze bakker. Gelijk een nuttige analyse van de bruto marge voor deze klant (mocht ook wel iets om hoog). Bakkerswereld.nl geeft aan dat de bruto marge gemiddeld zo’n 75% op een brood is. Een volkorenbrood kost volgens branchegegevens € 1,22 (overigens bijzonder dat deze prijs jaren onveranderd is, ook adviespunt?). Kortom onze bakker moest voor dit samenstel werk zo’n 3.814 broden verkopen…en dan moest review, aangifte en bespreking nog plaatsvinden. Kortom let op de tijd. Lummelen mag, maar laat het niet op je klant drukken.

Een huis bouwen

Accountantsprojecten zijn net bouwprojecten. Wij werken nooit op basis van het zo juist genoemde uurtje-factuurtje. We werken altijd op basis van ‘vaste aanneemsom’. Dat verwachten klanten van ons. En als een huis bouwen en we zetten er zonder overleg een garage bij, die we dan plotseling ook op de factuur terug zien, dan hebben we een probleem. Dat is wel duidelijk, minder duidelijk zijn andere problemen:

  1. Het bouwplan (vertaald in bestek) is niet goed afgesproken;
  2. Het fundament (door opdrachtgever zelf gelegd) voor het huis blijkt niet voldoende sterk;
  3. De bouwmaterialen (door opdrachtgever zelf geregeld) blijken niet op tijd of niet aan kwaliteitscriteria te voldoen;
  4. Het bouwbesluit van de gemeente is tussen aannemen en start bouw veranderd;
  5. De metselploeg is nieuw en moet worden ingewerkt;
  6. De afspraken met onderaannemers blijken niet voldoende duidelijk in tijd, kwaliteit of oplevering;

Let op het is niet als met huizen. Het ene huis is de andere niet. En dan hebben we alles van Flintstone-huizen tot zeer strakke moderne huizen en alles wat daar tussen in zit.

We zetten beide soorten projecten eens naast elkaar;

Bouwproject Accountantscontrole
Opdrachtgever geeft aan wat hij/zij wil bouwen en aannemer maakt een bouwplan met voorlopig ontwerp. Opdrachtgever geeft aan wat en hoe hij/zij gecontroleerd wilt hebben. Al dan niet gebaseerd op regelgeving of statuten.
Aannemer krijgt de opdracht en maakt een bestek met detailplanning Accountant met een planning met begroting middels een offerte (1e) of opdrachtbevestiging vraag hij/zij om akkoord
Bestek is vertrekpunt voor de bouw Controller ontvangt een ICF en LOTS. Eerste is blauwdruk van de interne beheersing met P&C de tweede is lijst op te leveren stukken die als onderbouwing van de jaarrekening gelden.
Fundament is klaar voor de aanvang van de bouw en wordt gekeurd. Controller zorgt voor goede AOIB en goede P&C-cyclus met zichtbare interne controles. Wat goede AOIB is blijkt uit een ICF.
Bouwmaterialen worden geleverd en de bouw kan starten. Materialen worden geïnspecteerd op kwaliteit, lengte, diepte etc. Controller zorgt voor complete (en toegankelijke) boekhouding en concept jaarrekening en verslag bij de start.
Bij start van bouw wordt 1e termijnfactuur gestuurd

 

 Idem
Bouw kent metselaars, timmermannen, stukadoors, installateurs. Er zijn assistenten voor lonen en salarissen, voor activa-controles, voor alle andere posten.
Onderaannemers worden ingehuurd en met hen worden werkzaamheden en planning afgesproken. Met bijvoorbeeld IT-auditors wordt aanpak en diepgang afgestemd. Budget en deadlines worden meegegeven.
Op de bouw is de uitvoerder aanspreekpunt en eindverantwoording voor uitvoering In de accountancy is dit de team- of controleleider. Stuurt het team en is aanspreekpunt voor opdrachtgever.
Uitvoerder houdt periodiek bouwoverleg met zijn of haar opdrachtgever Teamleider overlegt dagelijks met assistenten en aannemer, maar ook met 2 of 3 keer met opdrachtgever over voortgang en tegenvallers.
Als bouw klaar is vindt oplevering plaats met opdrachtgever Gecontroleerd concept jaarrekening, jaarverslag en management letter worden met directie en controller besproken of afgestemd
Opdrachtgever keurt het werk of laat het werk keuren Werkzaamheden accountant worden door DGA, RvC of RvT beoordeeld en afgestemd
Aannemer verklaart dat zijn bouwproject compleet gereed is Accountant geeft (goedkeurende) verklaring bij de jaarrekening en – verslag.
Meerwerk heeft de opdrachtgever op bouwoverleg schriftelijk goedkeuring voor gegeven In het overleg met de teamleider worden hiaten en niet werkende controles aan uw contactpersoon gemeld.
Bij afronding wordt de slottermijn als afrekening over het project gestuurd Alles als naar tevredenheid is afgehandeld, worden laatste kosten in rekening gebracht.
Na oplevering vraagt de aannemer om het werk met hem te evalueren Accountant vraagt net als de aannemer hem ter lering van verbeterpunten te voorzien.

Tijd bewaken (ook in coronatijd) [verkregen waarde]

Je moet dus je tijd bewaken, nuttig besteden, toegevoegde waarde leveren. Dat kan misschien wel door heel slim iets uit te zoeken waar de klant haar of zijn voordeel mee kan doen en wat weinig tijd kost. Daarom vraag goed om gaan met tijd vooral denkwerk vooraf.  Doe daarom op een thuiswerkdag deze 5 dingen voordat je aan werken begint:

  1. Kleed je alsof je naar kantoor gaat

Wanneer je dagen achtereen vanuit huis werkt, is het verleidelijk om comfortabele kleding aan te doen. Een slobbertrui en sportbroek zitten nou eenmaal lekkerder dan de representatieve outfit die je normaal aantrekt.

En laten we eerlijk zijn: jij gaat toch nergens heen en mocht je een skype gesprek hebben, dan voldoet een nette blazer. Niemand die ziet dat jij in een pyjama- of joggingbroek achter je laptop zit…

Photo courtesy: Suitsupply

Een ontzettend simpele, maar zeer effectieve manier om een productieve thuiswerkdag tegemoet te gaan, is door te doen alsof je naar kantoor gaat. Je kleedt je dus aan en verzorgt je zoals je dat normaal ook zou doen.

Waarom? Hoe jij je voelt heeft invloed op hoe jij je gedraagt. En je werkdag doorbrengen in een comfortabele outfit creëert toch al snel het idee dat je het rustig aan kunt doen. Doe je daarentegen iets aan waarin jij je representatief voelt, dan zul je jouw werkzaamheden serieuzer uitvoeren. 

  1. Spreek de dag door met je partner en/of kinderen

Natuurlijk heb je het druk. Je zal niet alleen je normale werkzaamheden moeten verrichten, maar ook zorg moeten dragen voor je kinderen en het huishouden. Door deze drukte kan even de tijd nemen voor elkaar er nog wel eens bij inschieten. Probeer dit toch te doen. We begrijpen als geen ander dat je het liefst zo snel mogelijk aan dat project begint, zodat je aan het eind van de dag iets eerder kunt stoppen. Toch start jij je werkdag beter na een sociaal moment met je gezinsleden.  Voordat iedereen daarom aan zijn eigen taken of huiswerk begint, spreek je even de dag door. Tijdens het ontbijt bijvoorbeeld, of samen op de bank. Wat gaat iedereen vandaag doen? Waar kijk je tegenop? Waar heb je zin in? 

Hiervoor de tijd nemen zorgt ervoor dat jij je werkdag op een positieve manier begint en versterkt jullie onderlinge band in deze vreemde situatie.

  1. Gebruik de ochtend om te lezen

Al is het een half uur; de ochtend beginnen met lezen is een uitstekende manier om je (thuiswerk)dag te beginnen. Niet alleen zorgt het ervoor dat jij je dag kalm en rustig start, lezen levert ook tal van inzichten op. En maak je hier een dagelijkse gewoonte van, dan zul je merken dat je makkelijk een paar boeken per maand van je ‘to read’-lijstje kunt strepen.  Sla dus eens een boek open, in plaats van bij het ontwaken gelijk over je social media feed te scrollen. Beter voor je brein én je humeur.

  1. Neem tijd voor een reflectiemoment

Zelden neem je een stap terug om naar je eigen werk, acties of leven te kijken. Op die manier blijf je dezelfde fouten maken en wordt het lastig om oude of verkeerde overtuigingen los te laten.

Neem daarom dagelijks een moment waarop je bij deze zaken stil staat. De ochtend is hier uitermate voor geschikt. Zoek een plek een plek waar je niet wordt gestoord en stel jezelf een aantal vragen. Noteer en beantwoord ze…. Aan jou de keus.

  • Wat is mijn intentie voor vandaag? Schrijf je to do punten op en geef ze een prioriteit. DENK DAN NA OVER WAAR JE TOEGEGEVOEGDE WAARDE GAAT LEVEREN. Wees liever slim dan dat je meer uren gaat werken….
  • Welke acties kan ik ondernemen om deze waar te maken?Wie heb ik daarbij nodig? Plan anders gelijk een afspraak met hem of haar;
  • Waar kijk ik vandaag naar uit? Zorg dat er in de dag een ‘punt van verlangen is’. Dat kan ook iets in je werk zijn….
  • Wat kan ik doen om mijzelf of een ander een leuke dag te bezorgen?Na 3 of 4 uur werken even naar de bakker lopen is in deze coronatijd al een leuk moment…even sporten? Powernap?
  • Plan ook je telefoongesprekken die zonder PC kunnen. Doe deze dan even wandelend in de rustige omgeving van je woning of zittend in de tuinstoel. Zorg voor een kladblokje om wel even de acties uit dat gesprek te noteren…. !

Vrij eenvoudige vragen die een groots verschil kunnen maken in je dag én humeur. Je zult merken dat je met meer intentie aan je thuiswerkdag begint en doelgerichter aan de slag gaat.

Grappig er is zelfs een woord voor wandelen en vergaderen: weetings. Het is een goed alternatief voor achter de PC vergaderen: vergaderbellen in de natuur. Bewegen maakt 60% productiever (Colzato, 2013 en Opezzo & Schwartz, 2014) en tijd doorbrengen in de natuur vermindert stress en verkleint de kans op ziektes (dat blijkt onder andere uit onderzoek van de Universiteit van Wageningen). Dat wetende, is het organiseren van weetings (wandelmeetings in de natuur) een zeer effectieve manier van vergaderen met je klanten of collega´s. O ja, stel dan ook even de ommetje-app van kantoor in. Ludieke ‘strijd’ met je collega’s op afstand stimuleert om te gaan wandelen….

  1. Wees fysiek actief voordat je aan je werkdag begint

Jouw cortisol-niveau (een stresshormoon) is vroeg op de dag op zijn hoogst. Dit belemmert jouw cognitieve functies en maakt voor sommigen helder denken lastig.  Sporten verlaagt dit stofje én vult het aan met twee andere (leuke) stofjes, namelijk dopamine en serotonine. Deze geven je energie en zorgen voor een geluksgevoel waardoor jij een reuze productieve dag tegemoet gaat. En nee, je hoeft heus geen intense work-out aan te gaan. Een simpele wandeling of een aantal yoga-oefeningen voldoen. Even tegen een bal trappen in de tuin of even darten heeft mij ook altijd even afleiding gegeven….

Gelukkig is werken meer dan productief zijn

Het bedrijf &Samhoud heeft in een leeg kantoorpand de tentoonstelling ‘Out of office for ever’ gemaakt. Slechts te bezoeken op afspraak en met max 2 personen. Maar de boodschap van Salem Samhoud spreekt me aan. Hij wil met zijn kantoor &Samhoud werken aan bezieling, inspiratie en creativiteit. Daarom een tentoonstelling met neo-popart om te positief te blijven.  Hij wil met de expositie de geesten prikkelen. Gaat corona ooit weg? Zijn onze behoeftes dan definitief veranderd? Kroonstuk is de vuilnisemmer met belangrijke tekst:

eerste exemplaar is voor $ 58.000 verkocht…er zijn er nog twee….

Maar Samhoud geeft aan dat volgens hem de coronapandemie duidelijk gemaakt heeft dat efficiëntie niet het hoogste doel van een onderneming kan zijn. Nu we allemaal reuze productief zitten te wezen aan onze keukentafel, blijkt er toch iets verloren gegaan. ‘Een bedrijf is een samenspel van mensen, en dat is niet op te lossen met Zoom,’ zegt hij. ‘Deze tijd vraagt erom op een ongewone manier verbinding te maken met elkaar.’  Voor het hele artikel: ‘Een bedrijf is een samenspel van mensen, en dat is niet op te lossen met Zoom’ (fd.nl)

Museumdag

We kunnen nog een stapje dieper gaan. De (Amerikaanse) methode van ‘Big-5-for-live’ wijst op de noodzaak om iedere dag van ons leven nuttig te besteden. Maak van iedere dag een dag die je in je museum van jouw leven wilt terug zien. Je leven bestaat (hopelijk) uit zo’n 28.000 dagen…ik vind het pretentieus en vaak ook demotiverend om weer te ontdekken dat een dag geen museumdag geworden is. Werken is niet alleen maar leuk. Contact met mensen vind ik eigenlijk altijd wel leuk. Daarbij hebben we echter ook allemaal wel eens corveedienst. Dan moeten we klusjes doen. Ik probeer daar dan ook wat van te maken. Bedenk een nieuwe methode, zet er een muziekje bij op, trakteer jezelf nadien op een fijne lunch of goede wandeling. Of zelfs 20 minuten in de zon zitten….En schrijf dan de tijd ook netjes op werk en niet-werk….

Dit boek en deze methode zorgen wel voor dat we nadenken over en werken aan de grote doelen in ons leven. Het leert ons ook dat we die dagen in ons museum moeten plaatsen. Dat we moeten genieten van bijzondere momenten in het leven. Samenwonen, trouwen, kinderen zijn van die momenten. Voor accountants vaak ook afstuderen of inschrijving. Maar er kunnen meer van dat soort momenten zijn. En vergeet niet hoeveel er zijn naast je werk. Je werkt immers om te leven!

Wil je meer weten over big 5 for live of museumdagen lees dan dit boek:

Big Five For Life

Wijsheden over tijd

In een boek vol wijsheden gaat het ook over tijd. Ik doel op het boek ‘Prediker’.  Dit boek hoort bij de wijsheidsliteratuur in de Bijbel en is (waarschijnlijk) geschreven door koning Salomo. Het boek is wel weer samengesteld door iemand anders, dus dat is ingewikkeld. Deze samensteller vat het boek aan het begin en aan het einde even samen. De samenvatting luidt als volgt: ‘Lucht en leegte, alles is leegte.’ (Prediker 1: 2). In andere vertalingen wordt het Hebreeuws ook wel vertaald naar ‘mist’ of ‘rook’. Het leven is iets ongrijpbaars en op het moment dat je het vastpakt, glipt het weer door je vingers heen. Het is net als de eerder beschreven tijd….Het is er heel even en als je met je ogen knippert, is het weer verdwenen. De schrijver van dit boek kiest uit ALLE metaforen die hij had kunnen kiezen deze toch wel super treurige metafoor om iets uit te leggen over het leven. Wauw. Dat zet ons even met beide benen op de grond.

Dat lijkt ook de hele bedoeling van dit boek: De lezer laten beseffen dat je ontzettend je best kan doen en al je energie en liefde in dingen op aarde kunt stoppen, maar dat dit uiteindelijk zal verdwijnen. Zo staat er in het derde hoofdstuk van het boek een prachtig (en best bekend) gedicht over ‘tijd’.  Het gedicht heet ‘alles heeft zijn tijd’ en gaat zo:

Voor alles wat gebeurt is er een uur,
een tijd voor alles wat er is onder de hemel.

Er is een tijd om te baren,
en een tijd om te sterven,
een tijd om te planten
en een tijd om te rooien.

Er is een tijd om te doden
en een tijd om te helen,
een tijd om af te breken
en een tijd om op te bouwen.

Er is een tijd om te huilen
en een tijd om te lachen,
een tijd om te rouwen
en een tijd om te dansen.

Er is een tijd om te ontvlammen
en een tijd om te verkillen,
een tijd om te omhelzen
en een tijd om af te weren.

Er is een tijd om te zoeken
en een tijd om te verliezen,
een tijd om te bewaren
en een tijd om weg te gooien.

Er is een tijd om te scheuren
en een tijd om te herstellen,
een tijd om te zwijgen
En een tijd om te spreken.

Er is een tijd om lief te hebben
en een tijd om te haten.
Er is een tijd voor oorlog
en er is een tijd voor vrede.
(Prediker 3: 1- 8).

Pittig….en daar sluiten we dan ook mee af. Voor alles is een tijd. Ook voor accountants…..Dank Sarianne en Lieuwejan.