Een blogje over de vraag die Annebeth aan alle partners (leidinggevenden) van accountantskantoren stelt: Hoe om te gaan met werkdruk? Zie: Beste partner, vertel me waarom (accountant.nl)

Vooraf

Dat ik juist nu die vraag van Annebeth ga beantwoorden is ‘markant’. Midden in het busy season (vind het voor mij een raar begrip, door colleges, cursussen, reistijd, interims en reguliere partnertaken is juist het najaar voor mij ook vrij busy) viel ik 100% stil. Begin mei zou ik beginnen met mijn ‘cardio-sabbatical’. En als ik dit schrijf medio augustus ben ik redelijk hersteld. Aan het einde van lang traject, onderzoeken, uitslagen, opname, uitstel, operatie, IC, herstel, klinische en poliklinische revalidatie. Dat heeft er voor gezorgd dat ik van het accountants busy season 2023 (voorjaar 2024) niet veel gemerkt heb. Heb overigens wel stilgestaan bij werkdruk. Van zij die mij vervangen hebben (Thomas, Thea, Peter, Ben, Wim, Freek, Steffen, Mathijs, Frank, John, Marloes en alle andere collega’s) en natuurlijk in de herstelperiode stond ik volop stil bij de werkdruk in de afgelopen 20 jaar. Ook was ik onder de indruk van de aangrijpende ‘werkdruk’ die ik zag bij al die mensen met levensbedreigende klachten (kanker, harttransplantaties, hersenbeschadiging, amputaties) die werkten aan hun herstel in het revalidatieoord waar ik 7 weken mocht rondlopen. Dat is nog eens ‘werkdruk’….!

De vraag van Annebeth

‘De werkdruk is hoog, dat hebben we gemerkt (1). We waarderen het gesprek over werk (2)-privébalans (3). Maar als er een kindje komt, blijkt die balans lastiger en vertrekken sommigen van ons (4). In de praktijk blijkt er minder ruimte voor vrijwilligerswerk of een dag minder werken, dan we met elkaar op papier zetten (5). We leren graag hoe jij met die werkdruk omgaat (6), omdat je daar ervaring mee hebt en daarmee ook ruimte voor een gesprek over mentale gezondheid creëert (7)’.

Per onderdeel, volg 1 t/m 7,  reageer ik daar graag op.

  1. Werkdruk

De werkdruk is hoog schrijft Annebeth. In de eerste plaats heb ik de laatste 20 jaar (op paar toetsingen of aanbestedingstrajecten na) weinig last van werkdruk gehad. Ik vond het werk, de klanten en zeker ook de mensen van Afier altijd leuk om mee aan de slag te zijn. In het begin van Afier (2004-2008) waren we ook vaak op zaterdag op kantoor. Liever niet als de kinderen moesten zwemmen, gymmen of voetballen, maar kwam voor in jaar 1 en 2 dat ik met verdriet langs Fit Boys (voetbalclub in Beilen, zichtbaar vanaf A28) reed en baalde dat ik niet naar het voetballen kon op zaterdagmiddag….in de loop van 20 jaar Afier werden zaterdagen anders ingevuld. ‘Alles digitaal’ maakt ook dat je meer vanuit huis kon doen en een uurtje ergens aan werken makkelijker gecombineerd kon worden…. Zeker de early-morning (600-800 uur) vond ik ideaal om voor werk in brede zin te besteden…daar wen je snel aan.

  1. Wat is werk?

Ten tweede: wat ook niet duidelijk is, is de definitie van werk. Bij mijn tweede werkgever had ik een partner die het bezoeken golfevents ook tot werk rekende of een (privé-) bestuursfunctie als klantnummer liet aanmaken om wel uren te schrijven en deze natuurlijk niet te factureren. Daarmee leek het op (productief) werk. Bezoek nieuwjaarrecepties medio januari, is dat werk of ontspanning? Bezoek van een Businessclublunch? Wandeltocht VNONCW? Kortom als ‘werktijd’ alle tijd is die niet horizontaal of voor de TV wordt doorgebracht, dan is de werkdruk erg hoog….

  1. Werk-privé-balans naar levensbalans I en II?

Dan als derde onderdeel van Annebeth haar vraag: de werk-privébalans. Dit is mijns inziens een zwaar achterhaald begrip. Ik heb daar (zie vooraf) best leergeld voor betaald. Ik zou dan gaan voor de levensbalans (-in-6-delen). Dus balans vinden tussen meer dan werk versus privé. Het leven in tweeën delen is iets te eenvoudig. Voor studie kun je ook PE of POP lezen. Voor sport vrijwel alles wat met (gezond) bewegen te maken heeft. Persoonlijkheid gaat over wat je doet om jezelf te ontwikkelen of wijzer te maken. Gezin is een verzameling van (familie-) relaties. Met een partner, met kinderen, ouders of vrienden wellicht. Werk is bedoelt als de (betaalde) baan die je wilt verrichten. Om alles wat je naast deze taak nog doet benoemd te krijgen, dan komen we uit op het begrip: ‘samenleving’. Veel accountants doen naast hun werk nog iets voor de samenleving. Taalles geven, bestuurslid van sportclub zijn, sociaal of ontwikkelingswerk, actief in kerk, wijk of zelfs politiek.  Daarom de balans-in-6-delen:

  1. Als er een kindje komt

Annebeth staat ten vierde stil bij de situatie ‘als er een kindje komt’….vele vertrekken dan. Waar naar toe vraag ik me dan af? Is het daar beter? Begin je daar met een nieuwe-ik?

Ik stopte in 2001 ook na 7 jaar bij EY. Weliswaar bij ons derde kindje en ging naar een ‘rustige interne accountantsdienst’. Eerlijk is eerlijk ik was ook beetje gepikeerd, mijn (landelijke en regionale) partners wilden iets niet wat ik wel graag gedaan had (deeltijd aanstelling bij RUG)….Dus ik naar de IAD van een Noordelijke verzekeringsbedrijf. Toch accountant. Maar ook daar kruipt het bloed (van ambitie, bewijsdrang of ‘iets willen neerzetten’)  waar het niet gaan kan. Dus toen ik naar één jaar, op een dag, om uur of 1830 op een lege parkeerplaats stond (met toen nog 1.600 medewerkers op hoofdkantoor) en ik alleen de auto’s van 24/7-IT-ers zag staan, krapte ik me ook achter de oren. Who am I kidding…Dus naast de levensbalans met de 6 elementen, zeg maar hetgeen aan de oppervlakte zichtbaar is,  is er nog een tweede soort balans te vinden. Een diepere versie dan je levensbalans. Die van je trackrecord,  de beelden in de levensmuseum of die van de hoofdstukken in de biografie dan wel de teksten gesproken op je uitvaart….de balans tussen tevreden of gedreven.  Of tussen te lauw of te vurig. Tussen de hele avond op bank naar de TV kijken of op pad te zijn om een doel te realiseren….

En ja, sommigen zeggen lekker belangrijk. Wat heb je d’r aan wat ze op je uitvaart over je zeggen. Je bent d’r helemaal niet bij….en toch zijn er velen die graag één of twee flinke stenen in de rivier willen verleggen. Dus bij kindje 4 (krap 2 jaar later) was ik volop gewikkeld in sollicitatie bij een ambitieus accountantskantoor om toch maar weer openbaar accountant te worden. Moest wel gesprek twee uitstellen om de bevalling daar was….nadien trad ik wel in dienst. Eindverantwoordelijk RA voor de MKB-praktijk in Groningen. Yes…doelen realiseren!

Daarna werden thuis de taken nog meer traditioneel verdeeld. Met drie kids was mijn vrouw gestopt met werken en ik ging (onbewust) volop aan de slag met levensbalans-II.  Ik geef toe dat ik dat ik de baan bij het ambitieuze kantoor verkeerd had ingeschat en dat mijn onrust na 1,5 jaar nog groter was dan bij start. Tot geluk (of overmaat van ramp) ontmoette ik nog 3 kerels die ‘d’r wel iets van wilden maken’….zo startte op maandag 2 januari 2005 aan de Handelsweg 6-8 het kantoor Afier Accountants…je raad het al, ik deed er nog een schepje bovenop. Met 7 klanten en ver onder breakeven was dat eerst ook niet zo gek. Later werd het een way of live en vervolgens een gewoonte…Dus op de vraag ‘wat te doen als er een kindje komt’, kan ik alleen maar zeggen, werk niet alleen aan je levensbalans-I, maar kijk ook goed naar levensbalans-II. En betrek je partner daar heel expliciet bij. Ik heb mijn beslissing best intuïtief genomen en niet naar mijn zo verstandige vrouw geluisterd.  Systeem-1 van ‘Thinking, Fast and Slow’ van Daniël Kahneman…dus teveel buikgevoelens. En moet je dan het kantoor waar je werkt verlaten? Kan levensbalans I en levensbalans II ook daar gerealiseerd worden. Doe als Annebeth stel gewoon die vraag. Of verkijk je je op het groene gras bij de volgende baan…..zoals ik steeds deed….In die periode (2001-2005) ging ik van baan naar baan, onrust volop.  In de missie van Afier kan ik m’n ei al 20 jaar met veel plezier kwijt. Na een jaar of 10 wilde ik nog meer doen voor mijn levensbalans-II, voor de medemens, voor de samenleving. Dus vanaf 2014 ook maar bijna 10 jaar in de gemeenteraad. Kon toch geen nee zeggen tegen de voorkeursstemmen. O, wat ben ik goed…. En ja, ik was te weinig thuis. Annebeth en haar leeftijdsgenoten kunnen daar iets aan doen. Dat begint volgens mij bij evenwicht in levensbalans-II! Misschien kun je (met je partner) best jullie beider levensbalansen-II goed in vullen…

  1. De praktijk of mijn praktijk

Het vijfde onderwerp wat Annebeth d’r bij haalt is de ‘praktijk’.  Ze schrijft: ‘In de praktijk blijkt er minder ruimte voor vrijwilligerswerk of een dag minder werken, dan we met elkaar op papier zetten’.  Nu is mijn reactie daarop kort: dat is dan waarschijnlijk jouw praktijk.  Zelf ben ik met mijn compagnons Afier begonnen met de gedachte dat niemand op zijn of haar sterfbed zegt ‘och, had ik nog maar een dagje op kantoor kunnen zitten’. Werk om te leven zeg maar. Dus daarom bedachten we de 7-week-sabbatical wat al snel overging in 70% van ons kantoor dat om verschillende redenen parttime werkte. Ik vulde dat in met colleges geven en later gemeenteraadslid. Ik beken nogmaals: uiteindelijk had ik geen goede balans bij levensbalans-I en mogelijk als oorzaak een overhellende levensbalans-II. Drang om meer te betekenen voor de medemens, de sportliefhebber, de inwoner van mijn woonplaats, de student, de verduurzamende ondernemer….Maar mijn compagnons en daarmee ons bedrijfsbeleid heeft altijd ruimte geboden voor ‘vrijwilligerswerk of een dag minder werken’.  Dus de praktijk is bij ons en is bij mij zeker anders!

  1. Om gaan met werkdruk, mijn aanpak

Als zesde onderwerp; hoe om te gaan met werkdruk? Dit kent ook verschillende lagen. Er is de praktische laag. Daarbij pas je zaken toe die je leert bij cursussen time-management. Categoriseer impliciet of expliciet al je wensen, doelen, actiepunten. Werk vanuit een eigen strategisch POP naar jaar-POP. Maar ook werk met boekje met actiepunten. Soms op maand en op dagbasis. Een to do list voor een maand geeft veel rust. Soms zet ik zaken op datum. Volgende week vrijdag management letter maken, offerte schrijven, commentaar schrijven op ….soms (vaak) maak ik to do list voor 15 augustus 2024. De ene dag lukt het om het lijstje af te werken, soms niet. Heel vaak blijken zaken minder urgent, spoedeisend, dringend of haastig te zijn dan vooraf gedacht….belangrijk en moeilijk zijn dagen die besteed worden aan de langere termijn. RA worden of zo is bijna helemaal ingekapseld in planningen van Uni’s, maar er is meer als professional of mensenkenner. Zeker als je innovaties op zoekt en daarin ambities hebt. Ik wil over 2 of 3 jaar X bereikt hebben. Daarover nadenken en daar concrete doelen en (tussen-) stappen voor formuleren vraagt tijd. Spiegels en soms adviseurs zijn behulpzaam. Zij die je werk kennen, je persoonlijkheid kennen (www.16personalities.com helpt ons daarbij), maar ook zij die je als privépersoon of bestuurslid van de sportvereniging kennen. Als je je strategische doelen, de weg daarnaar toe (S-pop) en de jaarlijkse tussenstappen kent weet je wat je moet doen om niet door daily business overspoeld te worden. Maar regel je ook in je gewone of dagelijkse werk met goede prioriteitsstelling in. Dan zou werkdruk mee kunnen vallen. Je dagelijks of wekelijkse to do list moet dus wel behapbaar zijn. Blijkt dat nu vaak niet het geval dan moet de werkweek of werkdag verlengd worden. Is dat voor jou, jouw thuisfront, jouw strategische plannen en voor je levensbalans-I geen optie dan rest je niets anders te doen dan taken te schrappen. Daarvoor heb je of overleg met de senior of zit in op kantoor bij het planningsoverleg. Kom op zo’n overleg GOED VOORBEREID. En zorg voor ruggengraat, anders ga je te snel door de knieën en zit jij op kantoor (problemen van anderen op te lossen). Structureel en langdurig overwerken zegt namelijk iets van de planning en werving van een kantoor. Ik ben groot liefhebber van werven van nieuwe klanten, maar probeer als partner dat zelfde tempo te hanteren bij werving van nieuwe collega’s, en ja terechte vraag: moeten wij een klant wel willen. Daarom hanteer ik een 5-punten-afweging bij iedere offerteverzoek. Scoort het 5 punten van de 5 dan gaan we aan de slag. Altijd mits er ruimte is of gemaakt kan worden in de planning van die weken (in het voorjaar) welke de prospect van ons vraagt om te leveren. Maar er is meer wat ik bespeur in kader van overwerk en werving van klanten. Werken we slim?  Qua keuzes in de auditaanpak, zetten we IT-audit voldoende in om effectief te controleren. Zelfde geld voor data-analisten, voor andere specialisten bijvoorbeeld bij subsidies, lonen, fiscaliteit, actuarieel werk. En hebben we lef. Lef om keuzes te maken die discussie met compliance kunnen opleveren, lef om te investeren bijvoorbeeld in een data-model voor een goederenbeweging, lef om verantwoordelijkheden laag in het team te leggen. Ga zo maar door!

Tenslotte als je vaker over een periode van bijvoorbeeld een jaar of een halfjaar discussie hebt met je partner of senior over de hoeveelheid werk of de wijze waarop dit werk gedaan moet worden en jij daar te weinig tijd voor krijgt….overweeg dan eens om kennis te maken (je moet het groene gras elders eerst onderzoeken) met andere kantoren. Nobody is perfect, maar er zit wel degelijk verschil in aanpak van kantoren. Misschien ook door financieringsstructuren of winstmotieven?

Voor jongeren of schoolverlaters zeg ik altijd: kun je geen kennismaken bij sollicitatie met degene die dagelijks jouw coach of senior is, ga daar dan nooit werken. Deze persoon is zo belangrijk voor je carrière en zeker voor werkdruk en levensgeluk, die moet je leren kennen voordat je ergens gaat werken.

  1. Werken aan mentale gezondheid

Tenslotte het laatste punt van Annebeth: Werken aan mentale gezondheid. Hoe doen we dat?  Hiervoor beschreef ik al veel praktische lessen die ingepast zijn in de normale werkwijze van ons kantoor. En zo ken ik diverse kantoren. Persoonlijk kan ik me ook voorstellen dat een paar keer overwerken en soms zelfs een hellsday (van 05.00 tot 21.00 maximaal) om iets (100% focus) klaar te krijgen ook veel voldoening kan zorgen. De dag daarna of zelfs dagen daarna moet je jezelf ook ‘enig bijkomen gunnen’, maar daarmee een succes behalen geeft voldoening en zorgt voor een mentale boost.

Dit vaak en op langdurig doen werkt zorgt m.i. niet voor de juiste mentale gezondheid.  Ik deed het te regelmatig, maar heb geleerd dat dit eens per 2 maand/kwartaal mag voorkomen, dan overzie ik dat nog. Werken aan de levensbalans-I probeer ik dan ook op weekbasis te doen.

Stel nu dat je ergens uit de bocht vliegt, je leidinggevende kan je niet uit je ritme krijgen, je studiecoach op de uni weet het niet meer, en ook de coach of buddy geeft het op. Je kunt (niets menselijks is ons vreemd) off-the-road raken. Zoek dan een vertrouwenspersoon buiten je werk. Via bedrijfsarts of je kantoor, maar wellicht ook via een ander netwerk. Zelf weet ik dat via de huisarts je vaak in een generiek traject terecht komt, ik zou pleiten voor iemand die je vakgebied kent en die trackrecord heeft.  Zelf heb ik en hebben meerdere van mijn kantoor daarom contact met coach Ernest Ouwejan uit Zwolle. Confronterend en constructief. Makkelijk zal het niet worden om je mentale gezondheid een positief impuls te geven, maar je moet het jezelf gunnen.  Zoals Ernest ooit bepleitte: ook een olympische medaillewinnaar heeft een coach nodig….!

Een prikkelend boek van Sierd Nutma: